Na projektu smo nedavno sa jednim klijentom radili na pronalaženju rješenja za prevelike i nekurentne zalihe. Kroz ankete i intervjue sa svim dionicima u kompaniji iznjedrili smo desetak glavnih problema koji se pojavljuju u njihovom poslovanju i koji u konačnici dovode do viška zaliha na ovaj ili onaj način. Tijekom radionice na kojoj smo pretresali ovu temu jedan je sudionik govorio da oni jako dobro znaju koji su njihovi problemi, ali da im trebaju rješenja.
Zapravo su rješenja jednostavna i svaka kompanija ih zna. Kada kažem da su rješenja jednostavna to ne znači da su lagana za sprovesti, ali implementacija je opet druga priča. Ali vratimo se rješenjima. Ja imam teoriju da svi problemi imaju tri osnovna razloga zbog kojih se događaju:
- Kompetencije i znanje
- Provođenje procedura i procesa
- Organizacija, poslovna politika i donošenje procedura i standarda
Svi problemi i sva rješenja proizlaze iz ova tri izvora. Za neke stvari jednostavno nedostaju kompetencije i znanje da bi se odradile kako treba. Za ovu vrstu problema je rješenje jednostavno – treba pojačati kompetencije tima ili pojedinaca za one teme i područja koja nedostaju i koja su uzrokovala problematiku ili neželjene posljedice o kojima govorimo i koje želimo riješiti.
Sljedeća grupa problema je uzrokovana nedostatkom ili ne provedbom procedura i standarda. Danas imamo poplavu razno raznih standarda kvalitete i procedura, koji postaju sami sebi svrha i služe samo kao dekoracija na zidovima web stranica, hodnika i blagovaona u kompanijama. U razgovoru sa jednim klijentom dotaknuli smo se jedne činjenice na koju svi mi žmirimo. Klijent mi je priznao da oni redovno donose procedure i objavljuju ih međutim njihovi djelatnici se ponašaju kao djeca. Kada djetetu kažete da nešto mora ili ne smije napraviti ono će testirati koliko je to pravilo ozbiljno ili koliko su roditelji strogi u ustrajavanju na tom pravilu. Dok god nema neke sankcije koja će pomoći da se pravilo ili standard provede dotle će ga dijete, ili u poslovnom slučaju, djelatnik izbjegavati i zanemarivati.
Međutim nije samo da se pravila i standardi ne provode već ih u dosta slučaja niti nema. U tom slučaju ih treba prvo donijeti i onda definirati što se događa kada se oni provode, a što će se dogoditi kada se oni ne provode.
Treća grupa uzroka problema je vezana uz politiku i organizaciju. Kada kažem politika onda ne mislim na državnu politiku i zakone, nago na skup pravila i ciljeva koji se donose na nivou uprave i koji su temeljni standard koji svi djelatnici trebaju poštivati. Kao primjer poslovne politike možemo navesti politiku bonusa za djelatnike koji imaju za cilj da se motivira određeno ponašanje u smislu da se više nagrađuje željeno ponašanje, odnosno destimulira neželjeno ponašanje. Drugi primjer je politika povrata već prodane robe kupcima. Ova politika regulira standarde i procedure koji odgovaraju na sljedeća pitanja: da li uopće primamo robu nazad, od kojih kupaca, u kakvom stanju, po kojoj cijeni, u kojem roku itd.
Kada ovakve politike postoje i kada se kroz procedure provode i naravno imamo educirane i kompetentne djelatnike koji će ih provoditi onda je zapravo vrlo jednostavno riješiti većinu problema. Ali to ste ionako već znali, zar ne? Pa zašto onda to i ne provedete?