Kod označavanja artikala ili dodjeljivanja broja ili šifre govorimo o nekoliko bitnih elemenata. Točnije, radi se o tri elementa ili pitanja koja ćemo si postaviti:
- Da li ćemo koristiti govoreće ili nasumične šifre?
- Da li ćemo koristiti numeričke ili alfanumeričke oznake?
- Koja duljina šifre je optimalna?
Prva dilema s kojom se susrećemo kada se postavlja novi sustav označavanja jest da li ugraditi smisao u shemu numeriranja dijelova (govoreće šifre) te, ako je tako, do koje mjere? Govoreći brojevi materijala u prošlosti su bili česta metoda, ali najnoviji trendovi više naginju prema nasumičnom, besmislenom numeriranju dijelova i proizvoda. Razlog zašto su se u prošlosti dosta koristili sa govoreći šiframa je bio vrlo pragmatičan. To je bio jedini način klasifikacije artikala u sustavu, odnosno jedini način na koji je bilo moguće da se snalazimo u šumi šifara.
Govoreće šifre imaju očitu prednost da nam govore o tome o kojem se artiklu radi jer određena slova govore, na primjer, o tome koja je vrsta materijala ili od kojeg dobavljača dolazi. Primjer šifre BAA001 nam može govoriti da je to proizvod koji proizvodi kompanija Bayer da spada u grupu proizvoda Aspirin i da je redni broj u toj grupi 001.
Nekoliko problema iz ove šifre odnosno iz ovakvog načina šifriranja može proizaći. Prvo u slučaju da se u međuvremenu pojavi novi dobavljač koji počinje sa BA unijet će zbrku kod skladištara i moguće su greške. Druga stvar je da se može pojaviti neka nova grupa proizvoda koja počinje sa slovom A. Nadalje, ovakav sustav se na može automatizirati i potrebna je dodatna evidencija o tome što koje šifra znači i koji je sljedeći broj slobodan. I treće može biti premalo brojeva na kraju pa će biti potrebno povećati broj znamenki što dovodi do ne konzistencije u duljini šifre, a to opet dovodi do zbunjenosti kada dođe do nekog tip-felera jer nećete znati u čemu je greška: da li ste stavili jednu nulu previše ili ste pogriješili znamenku.
U sva četiri slučaja ova firma će biti prisiljena promijeniti cijelu logiku označavanja zbog jedne šifre ili će se raditi iznimke sa dodavanjem slova za raspoznavanjem pojedine oznake ili proširivati raspon brojeva. U svakom slučaju će doći do zbunjenosti, nerazumijevanja i grešaka te jako puno šarenila i nekonzistentnosti u označavanju. Bit će toliko iznimaka da ćete morati voditi paralelan sustav koji će objašnjavati zašto je došlo do promjene osnovnog pravila i št ona znači.