Znamo da su prostor i vrijeme dragocjeni resursi za skladišta. Za vrijeme nije čudno što ga uvijek nedostaje, ali ima isto tako i hrpa primjera gdje prostora jako brzo ponestane iako se u početku činilo da ga ima na pretek. Ovo se posebno dogodi nakon selidbe iz starog prostora u novo i veće skladište.
Prema Einsteinovoj teoriji relativnosti prostor i vrijeme u svemiru čine zapravo jednu dimenziju koja se naziva „prostor-vrijeme“. I u skladištu su prostor i vrijeme usko povezani i zapravo su profesionalci u logistici stalno u potrazi za optimalnom ravnotežom između ova dva resursa.
Ako je prostor dragocjen kako onda odrediti optimalne količine koje će se skladištiti za svaki pojedini artikl, s obzirom da artikala ima sve više i više. Ima nekoliko savjeta i alata koji vam mogu pomoći u vezi sa ovim pitanjem.
Moj prvi savjet i protupitanje na žalopojku o premalo prostora je da li možda imate prevelike zalihe i da li znate kolike zalihe vam trebaju? O optimalnim zalihama sam jako puno pisao i to je jedna odvojena tema o kojoj ćemo također pisati u kasnijim nastavcima ove kolumne. Zašto kažem da je to odvojena tema? Na pitanje optimizacije zaliha skladište nema puno utjecaja jer su zalihe posljedica odluka budućim potrebama kupaca koje donose timovi u nabavi i prodaji.
Sljedeće je pitanje koja frekvencija nabave je idealna za svaki artikl i za svakog dobavljača, jer o frekvenciji ulaza robe na skladište ovisi potreba za prostorom. Postoji model koji se zove optimalna količina nabave (Economic Order Quantity – EOQ) koji nam može pomoći oko izračuna količine narudžbe. Da bi precizno izračunali optimalnu količinu narudžbe trebaju nam dvije osnovne veličine: trošak držanja zaliha i trošak nabave. dakle, moramo biti svjesni i pomoći odjelu nabave u izračunu svih troškova koji se odnose na tu nabavu, kao i na troškove koji se odnose na držanje zaliha. Troškovi nabave ne obuhvaćaju samo procesuiranje narudžbe i transporta već i sve aktivnosti u skladištu koje su potrebne da bi se roba zaprimila. S druge strane kod troškova držanja zaliha nisu samo troškovi financiranja zaliha već i ostali varijabilni troškovi u skladištu (kao što je cikličko brojanje, trošak manipulacije, gubitak vrijednosti robe uslijed manipulacije, otpis itd).
Na kraju se postavlja pitanje kako rasporediti robu koju već imamo na stanju? O vrstama prostora na skladištu ćemo detaljnije govoriti prilikom predstavljanja raznih metoda za kontrolu lokacija u skladištu, kako bi bili što efikasniji u komisioniranju. Međutim ono što već sada možemo reći je da robu možemo rasporediti po zonama kao što su piking zona (zona za komisioniranje) i zona za skladištenje (rezervne pozicije). Piking zona je dragocjena zona jer o efikasnosti ove zone ovisi efikasnost najvažnije aktivnosti, a to je komisioniranje robe za kupca. Najveća noćna mora svakog skladištara je ako dođe na poziciju nekog artikla i ne nađe potrebnu količinu. U slučajevima frekventne robe ovo se događa dosta često jer frekventna roba se brzo proda i jako ovisi o još jednom važnom procesu – procesu nadopune polica i regala u piking zoni. Ako je taj proces spor i neadekvatan dolazi do nepotrebnih zastoja i dugog vremena za pripremu naloga za utovar.
Najveći problem je, kao i uvijek u prosječnosti. To znači da skladištari za svu robu predvide jednak prostor na policama. Stvar je u tome da bez obzira na to što imamo negdje rezervnu poziciju sa rezervnom količinom, u trenutku spremanja naloga vi imate zastoj zbog odlaska na rezervnu poziciju. Rezervna pozicija je na udaljenoj lokaciji ili na trećem ili četvrtom katu regala za koji vam treba viličar i cijela ova procedura iako se čini uobičajena je puno skuplja nego da ste odmah imali cijelu količinu na raspolaganju. Iz tog razloga treba pametno izračunati potrebnu količinu za svaki artikl prema njegovoj uobičajenoj frekvenciji i na osnovu toga raspodijeliti prostor koji imamo na raspolaganju.
Izračun za optimalnu količinu je začudo jednostavan i tu dolazi teorija relativnosti do izražaja. Dakle, uzmete prosječnu količinu prodaje po danu i broj pikova u danu te ih usporedite sa potrebnim prostorom. Gruba metoda prst-palac kaže da bi trebalo na polici imati količinu koja je dovoljna za barem jedan radni dan kako bi se izbjegla potreba nadopune tijekom najzaposlenijeg razdoblja. To naravno vrijedi za operacije koje imaju nadopunu u drugoj ili trećoj smjeni. Naravno da u nekim slučajevima količina može biti dovoljna i za više dana. Tako na primjer u nekim skladištima drže i za pet ili više dana, a znam i neke skladišne operacije koje drže količinu robe dovoljne za dva tjedna. Na taj način se riješe nadopune tih artikala za neko vrijeme i skladištari se mogu baviti poslom koji dodaje vrijednost. Međutim ovdje treba voditi računa i o samom prostoru koji se zauzima i pronaći optimalnu točku „prostor-vremena“ koja će vam dati optimalnu kombinaciju brzine isporuke i zauzetog prostora na policama u skladištu.
Svaka kompanija je specifična i zato je u svakom slučaju za sebe potrebno izračunati koja količina na polici će nam omogućiti da potrošimo najmanje vremena i prostora za isporuku kupcu. Moj prijatelj i stručnjak za Supply Chain Management, koji će nam se pridružiti na ovogodišnjoj SCM konferenciji Patrick Daly je sažeo ovo pravilo u jednostavan model (vidi sliku). Vrijeme komisioniranja se povećava sa povećanjem količine na pozicijama, dok se istovremeno vrijeme nadopune smanjuje. S obzirom da se skladišne operacije sastoje od ukupnog vremena koje je potrebno za komisioniranje i za nadopunu praznih pozicija, ono što mi tražimo je najniže ukupno vrijeme. Kada pronađemo taj optimum možemo reći da smo riješili teoriju relativnosti u skladištu.
Ovaj članak je objavljen u Instore Magazinu (03/2018).
(Ako želite čuti o strategijama, optimizacije procesa u logistici i Supply Chain Managementu pridružite nam se na eventima u Zagrebu:
18.04.2018 – 7. Supply Chain konferencija
19.04.2018 – Warehousing Strategy, Design and Operation (Trainer: Patrick Daly)
Više detalja na www.logiko.hr na email: info@logiko.hr ili na telefon +385 91 222 0123)
O autoru:
Antonio Zrilić (antonio.zrilic@logiko.hr) – Osnivač tvrtke Logiko d.o.o. Ekspert za optimizaciju procesa u Supply Chain Managementu (logistika, nabava i proizvodnja). Pomaže kompanijama da unaprijede profitabilnost, rast i cash-flow. Autor je knjige “Upravljanje zalihama u šest koraka”.