Što je toliko neobično u procesu nabave da ga treba posebno analizirati? Što je neobično u bilo kojem procesu? Svaki proces je jedinstven i potrebno ga je pažljivo mapirati. U lean menadžmentu je mapiranje procesa ili value strem maping jedan od najvažnijih alata. Proces je jako fluidan i neuhvatljiv i zbog toga ima tendenciju da se transformira i da poprimi oblik nečega što se uopće nismo nadali. Iz tog razloga ga je potrebno redovno analizirati i standardizirati kako bi bili sigurni da je onnakav kakav se predstavlja da je.
U nabavi je jedna od važnijih stvari u snalizi pitanje gdje se sve obavlja nabava odnosno tko sve radi narudžbenice – da li se nabavlja samo u nabavi – ili i u proizvodnji, IT-u, marketingu, razvoju itd. Nakon te male vježbe treba standardizirati same procedure u nabavi.
Druga važna stvar je integriranost. Prije 30-tak godina je nastao Enterprise Resource Planning ili ERP čija je glavna zadaća da integrira sve dijelove kompanije i da podaci unutar poduzeća budu konzistentni te da je dovoljno da određeni podatak bude unesen samo jednom u sustav. Ovo govorim jer danas nažalost postoje još uvijek kompanije u kojima nabava radi narudžbe izvan sustava i piše ih u wordu, excelu, emailu isl. Ova praksa se opravdava brzinom, zahtjevima dobavljača ili problemima u IT-u. ali zapravo ne bi smio postojati niti jedan razlog za pisanje narudžbenica izvan sustava.
Tek kada smo centralizirali nabavu i kada se ona radi kroz sustav možemo ju početi analizirati i tražiti načine za optimizaciju. Prvi korak je dakako da se proces mapira i da se provjeri njegova konzistencija na papir. Ali niti jedan se proces ne može stvarno optimizirati “iz šatora ili bunkera ili iz ureda”. Dakle, moramo izaći i fizički ga provjeriti – da li ima smisla i da li prolazi logički Logički test je baražna vatra pitanje koja glase ZAŠTO? Svaka i najmanja nelogičnost mora imati logičan odgovor na pitanje Zašto.
Kod ovog ispitivanja najviše se treba čuvati i obratiti pažnju na odgovor – Pa tako se oduvijek radilo ili Tako se radilo i prije mog vremena. Ovi odgovori su signal da treba detaljnije istražiti taj konkretni detalj ili aktivnost.
Jedan problem koji se javlja nakon svih ovih akcija je da ti procesi i kada su standardizirani, nikada ne ostaju zacementirani, jer se oni događaju u svijetu koji je živ, a ne mrtav i svakodnevno se događaju situacije koje nisu predviđene standardom. U takvim slučajevima do izražaja dolazi ljudska kreativnost i događaju se rješenja koja nemaju veze sa prvotnim dizajnom procesa. Ako u procesu dođe do prepreke, tendencija je da se ona zaobiđe, a ne da se prepreka ili problem riješi.
Iz ovih razloga je potrebno imati i instrumente kontrole koji će uhvatiti signale da se tako nešto događa i upozoriti ili na neki način prisiliti da se problem riješi. Međutim u većini slučajeva se radi o tome da bi se ovakve devijacije rješavale potrebna je promjena kulture, a ne upotreba kontrole. U lean menadžnentu je poznato da kada neki djelatnik primijeti devijaciju ili grešku on ima dozvolu, ali i instrumente da zaustavi čitav ili dio procesa kako bi se problem i uzrok koji je doveo do njega riješio.
