U nedavnom razgovoru sa jednim klijentom osvijestio sam vrlo važnu stvar. Kada kažem osvijestio, znači da sam “znao” i ranije, ali ju nisam koristio na pravi način.
Razgovor i rasprava je bila o procesu nabave i naručivanja. Pokušavali smo automatizirati proces naručivanja kako bi ga s jedne strane standardizirali, a s druge strane bi ga smanjili i oslobodili vrijeme za neke strateške poslove u nabavi. Kada su mi referenti nabave opisivali posao koji rade, iznimke i odluke o sitnim detaljima su iskakale jedna iz druge. Čak niti referenti međusobno nisu radili na isti način, a isto tako i jedan referent nije imao isti proces za sve dobavljače i slučajeve.
“Ako ne možete opisati ono što radite kao proces, onda ne znate što radite.”
Edwards Deming, otac pokreta kvalitete
Pitanja
- Koliko vas košta jedna narudžba s obzirom na vrijeme koje je utrošeno?
- Koliki je odnos troška naručivanja i zarade po artiklima koji su nabavljeni?
- Koliko vas košta pojedini dobavljač?
Kada sam postavio pitanja kao što su gore navedena dobio sam samo slijeganje ramenima i velike upitnike iznad glava. Nakon malo razmišljanja klijent je rekao da bi definitivno trebali razmisliti o tome da li se isplate sve te stvari koje se izvode prilikom naručivanja.
Istina je da je to trgovačka kompanija i da su dodatnih 1 ili 2% rabata koji se dobiju ako sa naruči minimalna paleta. Isto tako je istina da neki dobavljači imaju minimalne količine koje isporučuju i da je trošak prijevoza jedan od glavnih faktora u određivanju količine narudžbe. Međutim, da li je opravdano zbog 1 ili 2% dodatnog rabata naručiti duplo ili višestruko veću količinu i onda nakon 6 mjeseci ili godinu dana tu istu robu rasprodavati na akciji sa 30% popusta, a nakon 2 godine ju dajemo gratis uz neki drugi proizvod samo da ga se riješimo. Ili da li je vrijedno naručiti 5 puta veću količinu da se prijevoz spusti na desetak posto od vrijednosti robe kada ju kasnije ne možemo prodati, a možda je moguće tu robu dostaviti zbirnom pošiljkom uz neznatno veću cijenu i naručivati češće jer je rok isporuke 7 dana?
Najsmješnije je to da se i referenti i direktor zapravo “boje” one druge strane jer misle da se tako mora raditi iz nekog razloga.
Ovo su stvarne situacije i stvarna pitanja koja si trebamo postavljati kako bi rušili uobičajene tabue i usvojene prakse koje su tu jer ih nitko ne izaziva i ne propituje. Jasno je da zaposlenici u nabavi koji su duboko u operativnom poslu ne mogu ili jako teško mogu razmišljati i propitivati svoj način rada jer “tako su oduvijek radili”. Zato su tu menadžeri koji imaju zadatak da uzburkavaju situaciju i traže nova i bolja rješenja.