Ciklička inventura
Radi podizanja ažurnosti zaliha na viši nivo (sve što je ispod 90% točnosti je neprihvatljivo te bi trebalo težiti točnosti od preko 95%) te kasnije održavanja tog nivoa točnosti i ažurnosti, predlažemo uvođenje cikličkih inventura. Pod cikličkom inventurom smatramo svako redovno brojanje artikala (uglavnom dnevno, ali može biti i tjedno) prema unaprijed određenom rasporedu, a na osnovu nasumičnih parametara (npr. ABC klasifikacija). To je svaki program brojanja koji se radi na osnovu unaprijed određenog rasporeda i gdje se prilikom svakog brojanja broji manje od ukupnog broja artikala u skladištu
Pitanja kojima se treba voditi prilikom uvođenja cikličke inventure:
• Odrediti što brojati?
a) Brojanje po lokacijama – možemo odrediti brojanje po pojedinim lokacijama
b) Negativne stavke na stanju – kada se pojave negativne stavke (ako su sustavom dozvoljene) treba ustanoviti zašto je do njih došlo
c) Današnji problemi – ako smo danas dobili informacije o razlikama po nekim otpremnicama treba prebrojati te artikle jer je vjerojatno da oni nisu točni
d) Grupa artikala za kontrolu – ukoliko smo uspostavili kontrolno brojanje potrebno je odrediti koji artikli će ući u tu grupu i prema određenoj frekvenciji treba brojati te artikle
• Odrediti kada treba brojati?
a) Treba brojati kada je najlakše tj. kada imamo najmanju količinu na zalihi – količina nula
b) Metode efektivnog brojanja
i) U drugoj smjeni (kada nije operativna)
ii) Na kraju dana
iii) Ne isporučivati artikle koji se započinju brojati
• Kako često brojati?
a) Frekvencija brojanja ovisi o ciljevima koje želimo postići inventurom. Faktori o kojima to ovisi su:
i) Zadovoljstvo kupaca
ii) Artikli koji se nakon evidencije pokažu kao najčešći u greškama (Potencijal neažurnosti koji određena grupa proizvoda ima)
b) Frekvencija brojanja će se mijenjati prema nivou ažurnosti – što je manja točnost, frekvencija brojanja je veća)
c) ovisno o prometu proizvoda – Ako je koeficijent obrtaja 1 godišnj, dovoljno je brojati jednom godišnje, a ako se artikl izdaje i zaprima svaki dan – treba brojati jednom dnevno
• Odlučiti tko će brojati – Brojači trebaju poznavati robu i imati iskustva u brojanju. Brojanje postaje dio svakodnevnog posla i aktivnosti => pojačava važnost inventure i brojanja za sve zaposlene u skladištu.
• Definirati granicu tolerancije – ukoliko je potrebno i ima smisla može se postaviti tolerancija koja kaže da ako je npr razlika 0,5% da se računa kao da je točno da se ne bi gubilo previše vremena na neznatne razlike.
• Definirati sadašnje stanje – s obzirom da je početak projekta usklađen sa prethodno obavljenom inventurom, možemo za početno stanje uzeti rezultate ove inventure.
• Uvesti male kontrolne grupe – moguće je uvesti kontrolnu grupu koja bi radila kontrolu (npr jednom mjesečno bi prebrojala određeni broj nasumično odabranih artikala. Ova kontrola bi nam davala sigurnost da se cikličke inventure provode kako treba.
• Kontinuirano poboljšanje
Uspostava programa brojanja za cikličku inventuru
Jedan od načina definiranja programa cikličkog brojanja je prema ABC analizi koja je navedena u nastavku, a koja se zasniva na prethodno provedenoj ABC analizi te prijedloga da se artikli broje prema rasporedu kako slijedi:
• A artikli broje šest puta,
• B artikli dva puta i
• C artikli samo jedanput.