BLOGiko - Kronike jednog konzultanta

1. U trenutku kada se sve zemlje u svijetu bore za zdravlje svoih građana, kompanije/distributeri se bore kako na vrijeme dostaviti svoje proizvode do svoih kupaca. Kako najbolje menadžirati distribuciju?

Ova kriza sa korona virusom je možda najviše pogodila sektor transporta i distribucije. distribucija je u ovom trenutku totalno disruptirana i odvija se pod izvanrednim okolnostima. Kao i u svakoj krizi i u ovoj postoji nekoliko faza i za svaku fazu će postojati različit odgovor o tome kako dostaviti proizvode. Najteže će biti u ovoj prvoj fazi kada vlade i krizni stožeri pokušavaju zaustaviti širenje virusa i istovremeno osigurati pravodobnu distribuciju robe. Isto tako nije svejedno da li se radi o osnovnim živežnim namirnicama ili o nekoj drugoj industrijskoj robi. Svakako će grana i osnovne namirnice imati prednost. Potrebno je osnovati svojevrsni krizni stožer u svakoj kompaniji koja je pogođena ovom krizom te: 1) pratiti što se događa preko sredstava javnog informiranja, 2) uspostaviti komunikaciju sa organizacijama i udrugama iz branše koji trenutno pozorno prate situaciju. Tako na primjer Udruga prometa koja djeluje pri Hrvatskoj udruzi poslodavaca svakodnevno šalje svježe obavijesti o stanju te preporuke za svoje članove bez obzira da li se radi o radnom danu ili vikendu. 3) komunicirati sa svojim partnerima (kupcima, dobavljačima i prijevoznicima) kako ne bi dolazilo do konfuzije i kako bi se koordinirale akcije. Na primjer, u jeku krize u Italiji neki dobavljači su se ponašali prirodno i slali svoje kamione kupcima ne komuniciravši sa njima i na taj način prouzročili konfuziju i konflikte kod onih koji su ih trebali istovariti. To se može spriječiti na način da se bolje komunicira i provedu planirane mjere opreza. Naravno da će najviše trpjeti vozači i oni koji su na prvoj liniji (zbog čekanja na granicama, neizvjesnosti isl).

2. Zbog velike potražnje, pojavljuje se veliki problem sa zalihama. Koja je ključna strategija i kako je kompanija treba sprovesti u vrijeme krize?

Ovdje generalno možemo govoriti o dva glavna i možda konfliktna problema sa zalihama. Prvi i sada najvažniji je kako osigurati dovoljne zalihe osnovnih namirnica za neizvjestan period koji ljudi moraju provesti u izolaciji. Tu je naglasak na neizvjesnosti koliko će dugo trajati ova situacija i karantena po pojedinim gradovima i zemljama. Nitko ne može imati neograničene zalihe i u tome treba biti realan. Treba napraviti realnu procjenu koliko bi mogla trajati ova kriza i na osnovu toga donijeti odluke. Međutim, tu se opet vraćamo na prethodnu premisu da je distribucija otežana i nabava novih zaliha je upitna i treba se što je više moguće okrenuti se lokalnoj nabavi i distribuciji. Drugi problem je zapravo pouka iz ove cijele situacije da u dobra vremena treba pametno upravljati sa zalihama i držati samo potrebne zalihe, a ne gomilati ih jer nam je u vremenima krize najvažnija gotovina i likvidnost. Zato sam rekao da su ova dva problema konfliktna jer za neku robu moramo imati osiguranu opskrbu i zalihe kako bi ublažili rizike koji se pojave u ova vremena. S druge strane te iste zalihe, ako nisu u funkciji jer to nije životno potrebna roba i ako nam apsorbiraju prijeko potrebnu gotovinu za nabavu onoga što je hitno važno kao na primjer za plaće radnicima, onda su te zalihe teret.

3. Smatrate li da poslije poboljšanja situacije sa korona virusom, nastupa kriza u ponudi i potražnji proizvoda? Kako se država treba nositi sa ovim, uskoro i globalnim problemom?

Nitko ne zna kako će situacija sa poslovanjem izgledati nakon ove krize. Za razliku od prethodne recesije koja je imala jedan prijelomni trenutak, ali se postepeno prelijevala iz države u državu i iz sektora u sektor, sada su svi sektori i sve države pogođene skoro istovremeno. To je kao da resetirate program ili igru na tvorničke postavke i gradite sve ponovo, ali sa iskustvom iz prethodnih igara - sve je otvoreno. Kakva će ponuda i potražnja biti velika je lutrija. Nakon ovakvih globalnih poremećaja mijenjaju se navike ljudi, način rada i života, tehnologije i metode poslovanja. Jedino je sigurno da neće biti kao prije. Naravno da će neke stvari uvijek ostati bitne, kao što su osnovne namirnice i potrepštine, ali će se možda promijeniti način na koji se one naručuju, distribuiraju ili troše. U svakoj krizi je potražnja za osnovnim namirnicama stabilna kao i za luksuznu robu – jer neki ljudi neće biti pogođeni na isti način. Međutim potražnja za robom kao što je namještaj, građevinski materijal ili konzumna elektronika vjerojatno neće biti prevelika u prvo vrijeme – sigurno ne kao prije ove krize. Sljedeća promjena koja će se vjerojatno dogoditi će biti na strani ponude. Naime, već su trendovi globalizacije bili zaustavljeni prethodnom recesijom i pojavom ogromnog srednjeg sloja u Kini koji je povećao potražnju za robom koja se proizvodi u Kini i na taj način se smanjio kapacitet za izvoz. S druge strane ova je kriza pokazala ranjivost koncepta globalne nabave jer je nabava robe iz Kine bila skoro pa onemogućena. Dakle, mislim da će biti jak trend za back-sourcing proizvodnje na Zapad. Kombinacija jačanja lokal patriotizma sa povećanim brojem raspoložive radne snage koja će zbog krize ostati bez posla mogla bi biti okidač za vraćanje neke strateška, i manje strateške robe u Europu i Ameriku.

4. Vaš savjet/komentar za ve kompanije u regiji... 

Moj savjet je da se najprije izbjegava panika što je najvažnije jer panika i strah paralizira ljude. Drugi korak je da se napravi procjena situacije i utjecaja na pojedinu kompaniju hladne glave. Sljedeće je da se definiraju svi mogući scenariji (od najboljeg do najcrnjeg) i tu treba biti što je moguće realniji. Zatim je potrebno definirati mjere za svaki od pojedinih scenarija i „trigerima“ koji ih pokreću. I na kraju zadržati određeni nivo aktivnosti jer se na taj način izbjegava apatija i razmišljanje o najcrnjim situacijama kod zaposlenika.

„Raditi istu stvar iznova i iznova i očekivati različite rezultate je definicija ludila.“ Albert Einstein

Što učiniti kada na projektu koji radiš i koji zahtijeva promjene dosadašnjeg načina rada naletiš na zid otpora, ne-suradnje i opstrukcije?
 
Klasična priča, nešto nije bilo idealno sa dosadašnjim načinom poslovanja, neki ključni pokazatelji su bili sub-optimalni (zalihe su narasle, a prodaja je stagnirala i bila neprofitabilna), porastao je stres i konflikti kod zaposlenika ili ste počeli udarati glavom o zid i želite napraviti zaokret u strategiji. 
 
Svi ovi simptomi su vas potaknuli da krenete u novi projekt promjene načina rada, redizajn procesa i uvođenje novih sustava i procedura. Negdje ste pročitali da je još Albert Einstein rekao, da ako želiš postići drugačije rezultate sa istim načinom rada, to je siguran znak ludila. U tom svjetlu krenuli ste sa novim načinom rada, ali sa jakim otporom nekih "ključnih ljudi". Ključni ljudi su oni koji u firmi rade već godinama, imaju rodbinske ili neke druge odnose sa vlasnicima i znaju svoj posao jako dobro. Većinom se oslanjaju na svoje iskustvo i znanje posla koji rade. Nema nikakvog sistema niti procedura i sve što rade, rade „iz glave“. 

Jedan od najlakše zarađenih ručaka bio je kada sam razgovarao sa klijentom o njegovim logističkim operacijama. S obzirom da ima logističku firmu i distributer je za određene brendove njegovo nevino pitanje bilo je, da li je s njihove strane bila dobra odluka da se iz određenih razloga (povećanje interne efikasnosti) produži rok isporuke sa 12-24 sata na 48 sati?

Kao što to uvijek biva, čisto operativno pitanje na početku razgovora prerasta zapravo u filozofsko-strateško pitanje… Moj odgovor je (kako to već konzultanti znaju) krenuo u drugom pravcu te sam mu rekao da niti jedan poduzetnik, poduzeće, proizvođač, distributeri ili bilo koji drugi davatelj usluge nema (koliko god bi to želio) 100% jednakih klijenata. Svaki klijent je različit na svoj način međutim mi nećemo prilagođavati uslugu odnosno proizvode svakom pojedinom artiklu ili klijentu, nego ćemo napraviti određene kategorije usluga – određene kanale. Tako da je za neke klijente 48 sati dovoljno dobra usluga, za neke je 24 sata dovoljno, a za neke je 12 sati prekratka isporuka. Iz tog razloga mi moramo danas funkcionirati na način da radimo sa različitim kanalima (postavkama lanca opskrbe) odnosno imamo različito postavljene opskrbne lance za pojedine kategorije klijenata.

Da li vam zvuči poznato sljedeća konstatacija: Pod stalnim ste pritiskom da ubrzate svoje operacije, da povećate produktivnost i poboljšate efikasnost u vašem skladištu, a vaša tvrtka nije spremna na velika kapitalna ulaganja ili da poveća broj radnika? Sa stalnim povećanjem troškova goriva i prijevoza koji sve više dominiraju logističkim proračunima i budžetima, mnogi menadžeri logistike i distribucijskih centara spoznaju da su u teškom položaju. Pravo pitanje za ove menadžere je: Kako iscijediti učinkovitost iz svojeg skladišta, a da ne diramo u budžet? To može zvučati kao da se od vas traži da izvadite asa iz rukava, iako nosite kratke rukave… Ali nemojte očajavati: Postoji više stvari kojima možete učiniti vaše skladišne operacije učinkovitijim i bez trošenja mnogo novca. 

U nastavku vam dajemo desetak praktičnih ideja koje su pogodne za skladišta svih veličina i nivoa složenosti, a organizirali smo ih u četiri osnovne kategorije: opći menadžment; odlaganje i skladištenje; pronalaženje i 'pikiranje' te pakiranje i otpremu.