Podjela artikala po kategorijama
Kroz nekoliko sljedećih nastavaka pokušat ćemo odgovoriti na pitanje – kako bolje upravljati zalihama i to u nekoliko koraka, a u ovom broju ćemo napraviti prvi korak: Saznati sa kakvim zalihama uopće raspolažemo, kolike su one i koliko nas koštaju. Ovaj korak će nam pomoći da primjetimo pravo drvo u šumi podataka o zalihama.
Kako, dakle, upravljati zalihama? Rekli smo da prvo što morate saznati je, sa kakvim zalihama uopće raspolažete. U tu svrhu nam stoje na raspolaganju alati kao što su ABC analiza i XYZ analiza te unakrsna ABC/XYZ analiza s kojima se zalihe klasificiraju prema važnosti (vrijednosti) i prema oscilacijama u prodaji.
Podjela artikala po kategorijama
Artikli u svakom poduzeću obično su klasificirani na linearan način (jednodimenzionalno) kao što je na primjer klasifikacija na sirovine, poluproizvode, gotove proizvode, rezervne dijelove i trgovačku robu. Svaka klasifikacija bi trebala krenuti od namjene artikala koje klasificiramo. Predlažemo da se, prije nego se napravi bilo kakva analiza svi promatrani materijali i proizvodi klasificiraju. Klase odnosno kategorije proizvoda ne bi trebali biti previše specifične jer se onda gubi smisao grupiranja. Tako na primjer u poduzeću koje se bavi prodajom poljoprivrednih strojeva grupa rezervni dijelovi bolja je za analizu, nego grupa rezervni dijelovi za kosilicu MG2000. Međutim, ako se ista kompanija bavi i prodajom rezervnih dijelova za te kosilice onda ne možemo staviti u „isti koš“ rezervne dijelove koji koštaju 100,00 kn i stroj za čišćenje lišća koji košta 4500,00 kn. vidjet ćemo u nastavku da bi to bilo miješanje „krušaka i jabuka“ i da bi nam iskrivilo sliku koju bi dobili nakon analize.
Napominjem da kvalitetna klasifikacija u sebi sadrži artikle sa sličnim cjenovnim i upotrebnim karakteristikama. U prilogu dajemo nekoliko primjera kriterija za kategorizaciju:
1. Kriterij grupa proizvoda prema namjeni:
• Strojevi
• Rezervni dijelovi
• Pribor
• Potrošni materijal
2. Kriterij „namjena materijala u proizvodnji”:
• Sirovine
• Ambalaža
• Poluproizvodi
• Gotovi proizvodi
ABC Analiza zaliha
Da bi podaci i interpretacija ABC analize bila konzistentna i smislena ABC analiza se radi posebno za svaku kategoriju koja je u prethodnom koraku definirana.
ABC analiza je metoda klasifikacije materijala u skupine od kojih svaka ima različito značenje i važnost za poslovanje. Prema toj važnosti se određuje i njihov tretman. Svrha primjene ove metode je uspostavljanje djelotvornog sustava kontrole i upravljanja predmetima iz okvira nabavnog, prodajnog i skladišnog poslovanja provođenjem različitih postupaka radi postizanja što veće ekonomičnosti i produktivnosti te povećanja uspješnosti poslovanja.
ABC analiza se zasniva na poznatom Paretovom pravilu ili kako se još naziva pravilo 80:20. Vilfredo Pareto je još prije više od 100 godina zaključio da 80% svjetskog bogatstva leži u rukama 20% stanovništva.
Kasnije je ovo pravilo prošireno na sva područja ljudskog djelovanja pa tako možemo reći da 20% kriminalaca počini 80% kriminalnih djela, 20% vozača uzrokuje 80% prometnih prekršaja i nezgoda, 20% vaših kupaca predstavlja 80% vaših prihoda, 20% vašeg vremena donosi 80% novaca, kao i da 20% artikala na vašim zalihama čini 80% prihoda. Daljnjih 30% proizvoda čini 15% prihoda, a ostalih 50% proizvoda čini samo 5% prihoda.
Ovo pravilo pomaže nam da podijelimo odnosno klasificiramo artikle prema važnosti koju ti artikli imaju u našoj kompaniji. Tako dobivamo kategorije zaliha A, B ili C te im pridajemo pažnju na osnovu njihove važnosti. Prirodno je da su nam puno važniji A artikli i da ćemo njima pridavati veću važnost odnosno trošiti više vremena na njihovu analizu.
Analiza se provodi svrstavanjem artikala u tri grupe, A, B i C, primjenom kriterija koji karakteriziraju njihovo poslovno značenje. Kao kriterij možemo koristiti vrijednost prodaje ili razliku u cijeni (RUC).
Kroz analizu u jednom konkretnom poduzeću smo došli do podataka koji nam govore da 80% prometa artikala čine 17% artikala – ovisno o kategoriji. Tako smo dobili sljedeće rezultate za tri skupine artikala:
A grupa – 80% prometa čini 17% artikala što kod njihove najznačajnije skupine iznosi 332 artikla
B grupa – 15% prometa čini 27% artikala što kod iste kategorije iznosi 516 artikala
C grupa – 5% prometa čini 56% artikala što u toj kategoriji iznosi 1069 artikala
Što nam ova analiza govori? Na prvu loptu nam govori da od skoro 2000 artikala iz jedne kategorije samo 332 artikla čine čitavih 80% prometa, a ostalih skoro 1600 čini samo 20% prometa. Ovo smo bili i predvidjeli na osnovu pravila 80:20 i možemo reći da je ovo skoro pa školski primjer Paretovog pravila. Međutim, ne treba robovati brojkama jer ovo je pravilo predragocjeno da bi ga tek tako odbacili u slučaju da brojke nisu baš 80:20. U nekim slučajevima podaci čak i u istom poduzeću mogu varirati od kategorije do kategorije. Tako na primjer kod jedne od kategorija proizvoda u jednoj tvrtci 37% artikala čini 80% prometa. Zato smo na početku i preporučili da se ABC analiza radi po kategorijama.
Što još možemo iz ABC analize izvući? S obzirom da nije jednaka važnost svih artikala, ne možemo im davati jednaku „satnicu“ koju ćemo trošiti na njih, na njihovu analizu i naručivanje. Ovaj nam alat i ova analiza pomaže da se koncentriramo na one najvažnije artikle (tj.one koji nam donose najveću korist kroz promet ili kroz maržu) te definiramo različite pristupe za svaku grupu.
Niti jedna ozbiljna kompanija si ne može dozvoliti luksuz da artikle koji kumulativno čine 80% prodaje ili dobiti, tretira isto kao i one koji čine 5% ili manje. Zamislite koliko samo vremena trošimo na artikle, dobavljače ili kupce koji su totalno nevažni i/ili neprofitabilni. Jedna klijentica koja je voditeljica logistike u jednoj našoj proizvodnoj tvrtki, mi se potužila da ima problema sa prevelikim zalihama i tražila je savjet jer nije znala od kuda da počne. Kolega iz tvrtke – njihovog principala i vlasnika iz Italije joj je savjetovao da ako želi optimirati zalihe, mora napraviti ABC analizu. I, „ja sam napravila ABC analizu, i što sad?!“ I stvarno sama ABC analiza za sebe nije dovoljno. Ono što je nakon ABC analize potrebno je interpretirati rezultate analize i donijeti određene odluke koje će smanjiti troškove, skratiti vrijeme naručivanja ili pojednostaviti procese povezanih sa zalihama, ili sve od navedenog.
Generalno pravilo vrijedi da ćemo za A proizvode raditi detaljnu analizu te često i detaljno ažurirati podatke o potražnji dok ćemo za B proizvode obavljati samo rutinsku kontrolu i rutinsko ažuriranje. C proizvode možemo analizirati i vršiti ažuriranje na periodičnoj bazi.
——————————————————————————————————————————–
Primjer ABC analize i primjene rezultata:
Kod jednog klijenta koji se bavi distribucijom poljoprivrednih strojeva, rezervnih dijelova te potrošnog materijala i pribora, smo kroz ovakvu analizu ustanovili da su zaposlenici trošili jako puno vremena na artikle koji su činili mali ili nikakav promet i razliku u cijeni. Rezultati ABC analize u toj tvrtki za kategoriju rezervnih dijelova pokazali su raspodjelu po ABC klasifikaciji kako slijedi:
Analiza je pokazala, da je za 80% prometa odgovorno 15% artikala ili 360 artikala prema klasifikaciji po prihodima odnosno 341 po klasifikaciji prema RUC-u, od ukupno 2377 artikala; 24-25% artikala ili blizu 600-tinjak artikala čini 15% prometa; i 60-61% artikala ili preko 1400 od ukupno 2377 artikala čini svega 5% prometa.
Prije ove analize osoba zadužena za naručivanje prolazila je kroz sve ove artikle (ne samo u kategoriji rezervnih dijelova, već u svim kategorijama) jedanput tjedno. To je bio zahtjevan i zamoran posao koji je oduzimao dosta vremena. Nakon podataka dobivenih ovom analizom menadžment ove tvrtke je donio odluku da se od tada pa nadalje samo za A artikle (njih 360 u kategoriji rezervnih dijelova) naručivanje radi jednom tjedno, a za ostale artikle (koji pripadaju B i C kategoriji) jednom mjesečno. Ova je odluka pridonijela velikim uštedama u vremenu i mogućnosti koncentracije dodatnog vremena na one artikle iz A kategorije koji su zahtjevniji po pitanju predviđanja buduće prodaje (više o toj kategoriji kada budemo govorili o XYZ analizi).
——————————————————————————————————————————–
Isto tako ukoliko nam je ova podjela pregruba postoji mogućnost da se svaka grupa podijeli na podgrupe (A1, A2, B1, B2, C1, C2). Kao kriterij za podgrupe možemo uzeti koeficijent obrtaja, na primjer (o koeficijentu obrtaja ćemo više govoriti u sljedećim nastavcima).
ABC analiza se isto tako može raditi, ne samo po kriteriju vrijednosti prodaje, nego i prema kriteriju vrijednosti ukupne marže (ili popularnog RUC-a – razlike u cijeni) tako da možemo pratiti važnost pojedinih artikala u odnosu na maržu koju on stvara u toku nekog vremenskog perioda. Što se tiče rasporeda artikala u odnosu na različite kriterije, može se reći da su artikli prilično ravnomjerno raspoređeni odnosno struktura artikala prema oba kriterija (RUC i vrijednost prodaje) trebali bi biti više-manje ujednačena (što je vidljivo iz našeg primjera).
Kroz nekoliko sljedećih nastavaka pokušat ćemo razlikovati drvo od šume i pokazati Vam pravi put kojim bi trebalo krenuti u poduzećima te odgovoriti na pitanje kako bolje upravljali zalihama u nekoliko koraka. U sljedećem broju ćemo opisati XYZ analizu.
Antonio Zrilić
…i mali poklon za vas: Izračun koeficijenta obrtaja